Đón tiếp khách đến liên hệ công việc:
– Chào đón khách theo đúng chuẩn quy định cười tươi, âm lượng vừa nghe, lịch sự.
– Tìm hiểu nhu cầu khách muốn gặp ai, làm gì
– Mời khách sử dụng nước, cà phê và bánh kẹo trong thời gian chờ đợi
– Liên hệ phòng ban khách cần gặp để xác nhận có khách đến làm việc
– Sau khi nhận được chỉ dẫn từ phòng ban – hướng dẫn khách thực hiện theo đúng yêu cầu
Tiếp nhận và phân chia lịch sử dụng phòng họp/phòng tiếp khách:
– Tiếp nhận thông tin đăng kí phòng họp trên nhóm và phân chia lịch theo đúng quy định.
– Lưu vào sổ thông tin đăng kí phòng họp và có chữ kí của người đại diện đăng kí phòng họp.
– Nhắc nhở, giám sát ý thức sử dụng phòng họp/tiếp khách trong và ngoài giờ làm việc.
– Chuẩn nước lọc, bánh kẹo trước các buổi họp lớn/buổi tiếp khách của Giám đốc khối, Ban Lãnh đạo
– Thường xuyên kiểm tra bánh kẹo, cà phê, nước lọc nếu gần hết phải báo ngay cho nhân viên hành chính để bổ sung kịp thời.
Tiếp nhận – xử lý thư từ, bưu phẩm:
– Tiếp nhận các loại thư từ, bưu phẩm liên quan đến công việc chuyển đến cho nhân viên công ty
– Liên hệ với nhân viên có thư từ, bưu phẩm chuyển đến và nhanh chóng thực hiện chuyển giao
– Tiếp nhận yêu cầu gửi thư, bưu phẩm đi từ nhân sự các bộ phận và liên hệ giao nhanh cho nhân viên chuyển phát phụ trách khu vực
– Lưu vào sổ thông tin tiếp nhận, chuyển phát thư từ – bưu phẩm hàng ngày
Phối hợp quản trị hành chính văn phòng và chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, tham gia tổ chức sự kiện:
– Phối hợp nhân viên bộ phận hành chính mua sắm dụng cụ văn phòng, đồ trang trí và trang trí văn phòng nhân dịp lễ, tết.
– Yêu cầu nhân viên tạp vụ quét dọn các phòng họp/tiếp khách, kiểm tra đảm bảo sạch sẽ, nhắc nhờ Nhân viên công ty thực hiện đúng nội quy sử dụng phòng họp/tiếp khách
– Sắp xếp sẵn tài liệu/tờ gập theo dự án đang triển khai theo đúng vị trí
– Phối hợp chuẩn bị, tổ chức các sự kiện của công ty.
Liên hệ:
Địa chỉ: VP Công ty TTG Holdings, số 444 đường Nguyễn Trãi, TP Vinh, Nghệ An
Làm việc tại:
Nghệ An